チャットで歯科医院を予約するとき、先に伝えておくと早いこと

希望の日時は、一点より「幅」で伝える

チャットで「明日の夕方は空いていますか」と送ると、空いていなければ「ほかにご希望の日時はありますか」と返ってきて、また候補を考えることになります。何度かやり取りしているうちに、仕事の休憩時間が終わってしまうこともあるかもしれません。

先に幅を持たせて伝えると、やり取りが短くなります。「平日の夕方以降で、水曜以外」「土曜の午前か、木曜の昼休みの時間」というように、行ける曜日と時間帯をまとめて伝えます。行けない曜日がはっきりしているなら、それも一緒に書いておくと、候補を出す側が外しやすくなります。

「いつでも大丈夫です」と書くより、「来週中なら、午前がありがたいです」のように目安を伝えるほうが、返ってくる候補が自分の予定に合いやすくなります。

チャットの予約には、書いた文から希望の条件を読み取って候補を出すものもあれば、カレンダーや選択肢から順に選んでいくものもあります。選択肢が出てきたら、その中から選ぶほうが早く進みます。自由に書ける欄があるときは、行ける曜日、時間帯、行けない日をひとまとめにして一度に書いてしまうのが近道です。

初めてか、前に通ったことがあるかを最初に

歯科医院の予約は、初めての方と、前に通ったことがある方とで、流れが分かれていることがよくあります。初めての方には問診票の案内があったり、前に通っていた方には診察券の番号を聞かれたりします。医院によっては、通院中の方の予約は電話で受け付けているところもあります。

最初のメッセージで「初めて伺います」「以前通っていました」と伝えておくと、医院の側もどちらの流れで案内すればよいかがすぐに分かります。前に通っていたときと名字が変わっている場合は、そのことも書き添えておくと、記録を探してもらいやすくなります。

前に通ったことがあるかどうかがはっきりしないときは、そのまま「何年か前に一度行ったかもしれません」と書いてかまいません。医院の側で記録を探してもらえます。

家族の分もまとめて予約したいときは、誰の予約か、それぞれ初めてかどうかを分けて伝えます。お子さんの予約なら、年齢も伝えておくと、医院が時間の長さや担当を考えやすくなります。

気になっていることは、短く具体的に

予約のときに症状を詳しく書く必要はありませんが、何が気になっているかを一言添えると、医院が予約の時間の長さを考える手がかりになります。「定期的なクリーニングを受けたい」「詰め物が取れた」「左下の奥のあたりが、冷たいものでしみる」くらいの書き方で十分です。

伝えるときは、いつから、どのあたりが、どんなときに、の三つを意識すると短くまとまります。「三日前から、右上の歯が、噛むと気になる」と書けば、読む側も状況を思い浮かべやすくなります。

入れ歯や矯正の装置を使っている、ほかの歯科医院で治療の途中である、といった予約の時間に関わりそうなことがあれば、それも一言添えておきます。チャットで伝えるのは予約を決めるのに必要な範囲で足り、詳しい話は診察のときに直接伝えればかまいません。

一方で、チャットで「これは何の症状ですか」と聞いても、はっきりした答えは返ってきません。口の中の状態は、診察してはじめて分かることだからです。症状の意味が気になるときは、予約を取ったうえで、診察のときに歯科医師に聞いてみてください。

急いでいるときは、チャットより電話で

痛みや腫れが強くて、今日のうちに診てもらえるか知りたい。そんなときは、チャットの返事を待つより、医院に電話で相談するほうが早く話が進みます。チャットは自分の都合のよいときに送れて便利ですが、急ぎの相談には向いていないこともあります。

チャットの返事は、AIや自動の仕組みが返していることもあります。今日診てもらえるかどうかのように、その場で人の判断が要る相談は、受付の人が直接聞いてくれる電話のほうが話が早く済みます。

診療時間外にチャットで送った内容は、医院によっては次の診療日に確かめることもあります。夜や休日に急いで受診先を探しているときは、お住まいの市区町村や地域の歯科医師会が、休日の歯科診療の案内を出していないか調べてみるのも一つの方法です。

チャットで送ったあと、しばらく返事がないときも、同じ内容を何度も送らずに待つか、急ぐなら電話に切り替えます。同じ予約の希望がいくつも重なって届くと、医院の側でどれが最新の希望かを整理するのに時間がかかってしまいます。

予約が取れたら、確かめておくこと

予約が取れたら、日時と医院の名前が書かれた画面を保存しておくか、手帳やカレンダーに書き写しておきます。チャットの画面は、後から探すと見つけにくいことがあります。

入力した電話番号やメールアドレスに間違いがないかも見ておきます。番号が一つ違っているだけで、予約の確認や変更の連絡が届かなくなってしまいます。

予約を変えたり取り消したりするときの方法も、このとき一緒に確かめておくと安心です。チャットで変更できる医院もあれば、電話でお願いしている医院もあります。希望の日に空きがなかったときは、キャンセル待ちができるかを聞いてみる方法もあります。

予約の前日や当日に、医院からLINEやメールで確認の連絡が届くこともあります。届いたら一度目を通しておくと、日時の思い違いに早く気づけます。

予約の受け付け方は、医院ごとに少しずつ違います。分からないことがあれば、予約のときに遠慮なく医院に確かめておきましょう。